Het reduceren van No-Shows
Wat wordt bedoeld met no-shows?
Met ‘no-shows’ worden de reserveringen van werk- of studieplekken bedoeld waarvoor uiteindelijk niemand komt opdagen. Dit kunnen werkplekken zijn die toegekend zijn aan medewerkers die parttime werken, maar ook reserveringen die niet worden geannuleerd of vergeten worden. Lees verder hoe Okku u kan helpen met het reduceren van no-shows.
Waarom is dit een probleem?
Voor onderwijsinstellingen zijn no-shows problematisch doordat schaarse studieplekken op deze manier bezet worden gehouden. Veel bibliotheek locaties zijn overvol door het leggen van zogenoemde “handdoekjes”. Binnen bedrijven speelt een vergelijkbaar probleem. Flexwerkplekken of vergaderruimtes worden gereserveerd of voor enkele weken vastgezet, maar niet benut. Iedereen die in een kantoor werkt zal het beeld kennen dat vergaderzalen op papier bezet zijn, maar in de praktijk vaker leeg staan. Naast de frustratie onder collega’s hangt er ook een prijskaartje aan no-shows. Er zijn namelijk onnodig werkplekken beschikbaar en die werkplekken kosten geld. In dit artikel schat Heyday de kosten van een werkplek op 9360 per jaar.
Het reduceren van no-shows met Okku
Een eerste stap in het verminderen van de no-shows is het in kaart brengen ervan. Met een reserveringssysteem is het mogelijk om inzicht te krijgen in het aantal no-shows en dit via een aantal oplossingen tegen te gaan. Door gebruik te maken van een reserveringssysteem heeft iedereen in de organisatie duidelijk welke plekken op papier beschikbaar zijn. Vervolgens is het als organisatie fijn om te weten van welke reserveringen ook daadwerkelijk gebruik wordt gemaakt.
- Dit kan bijvoorbeeld door het reserveringssysteem te koppelen aan het gebouwtoegangssysteem. De informatie uit het toegangssysteem vertelt precies wie er daadwerkelijk op kantoor geweest is, of in welke ruimte iemand naar binnen is gegaan. U kunt de toegang tot het gebouw zelfs beperken tot mensen met een reservering en de rest van de toegangskaarten deactiveren.
- Inchecken is een andere optie. U kunt uw medewerkers vragen zich bij binnenkomst in te checken middels een QR code. Heeft de medewerker een reservering, dan wordt reservering ingecheckt.
- Ook kan er gebruik worden gemaakt van sensoren om de no-shows op te sporen. Bureaus en vergaderruimtes kunnen worden uitgerust met de sensoren van Okku. U weet dan precies welke reservering uiteindelijk wel en niet gebruikt is.
Sturen op informatie
Met de informatie die u verzamelt heeft over de no-shows kunt u vervolgens beleid bepalen. Zo kunt u bijvoorbeeld trends op sporen in de data en kijken of er bepaalde dagen, ruimtes, of afdelingen zijn waar het aantal no-shows groter is dan gemiddeld. Vervolgens kunt op u zoek gaan naar de oorzaak van de no-show: waarom reserveren bepaalde werknemers en waarom komen ze vervolgens niet. Zo zou het bijvoorbeeld kunnen zijn dat er simpelweg te ver van te voren gereserveerd kan worden waardoor de agenda nog niet duidelijk is en er snel nog iets tussendoor komt.
Pas uw reserveringsbeleid aan gebaseerd op de bevindingen en spreek medewerkers aan op de naleving. Werkt dat niet, dan kunt u er voor kiezen om automatisch gebruikers (tijdelijk) uit te sluiten van reserveren, zoals dat bij bijvoorbeeld sportscholen ook gebeurt. Verder kunt u een reservering automatisch vrijgeven op het moment dat er geen activiteit wordt gesignaleerd (door inchecken, sensoren, of binnenkomst).
Heeft u meer flexplekken nodig, maar wilt u ook vaste plekken aanbieden?
Werkt iemand bijvoorbeeld parttime, of werkt iemand structureel op verschillende locaties, dan is het zonde om de plek altijd bezet te houden (met een hoog no-show gehalte als gevolg). Met het reserveringssysteem van Okku kunt u medewerkers vaste plekken toekennen voor bepaalde dagen. Op de dagen dat de medewerker afwezig is kan de plek worden gereserveerd door andere.
Over Okku.
Okku biedt een online reserveringssysteem waarmee u eenvoudig de toegang tot werkplekken op kantoor of in een studieomgeving organiseert. Medewerkers, studenten, of bezoekers kunnen snel een beschikbare balie of vergaderruimte vinden en reserveren. De beste oplossing voor een veilige en efficiënte werkomgeving.
