Nu in Nederland begonnen is met het vaccineren van de bevolking komt er licht aan het eind van de tunnel en is het mogelijk om voorzichtig naar de toekomst te kijken. Waar staan we en hoe zien de komende maanden eruit? In deze blog maken wij met u de balans op en blikken wij vooruit. Hoe ziet onze werkomgeving er in een post-corona tijdperk uit?

Veranderende werkomgeving

Het afgelopen jaar werd veel gevraagd van organisaties op het gebied van de inrichting van de werkplek. Thuiswerken was (en is nog steeds) de norm. Waar dit de eerste maanden van de intelligente lockdown veelal als onwennig werd ervaren, is op dit moment iedereen wel gewend aan ‘het nieuwe werken’ binnen een anderhalvemetereconomie. In relatief korte tijd is een (zo goed als) locatie onafhankelijke werkomgeving ontstaan. Een dergelijke transitie had men binnen verschillende branches al voor ogen, maar is door het coronavirus en de daarmee gepaarde maatregelen in een stroomversnelling terecht gekomen. We hebben de overtuiging dat thuiswerken ook post-corona niet meer weg te denken is uit onze samenleving en dat dit – logischerwijs – gevolgen gaat hebben voor de inrichting van de werkplek. 

Hybride werken

We zijn voortdurend in gesprek met onze klanten om beter te begrijpen hoe het werken er tegenwoordig uitziet, of uit zal gaan zien in de toekomst. Zo begrijpen we dat werken op afstand voor een deel de norm gaat worden en dat heeft invloed op allerlei zaken. Het nieuwe werken zal hierdoor meer en meer een hybride vorm aannemen, waarbij werknemers zowel vanuit huis als vanuit kantoor hun werkzaamheden zullen (moeten) verrichten. Door hybride te werken, zal het kantoor een andere functie gaan vervullen dan voorheen het geval was. 

De werkplek op kantoor zal moeten concurreren met de thuiswerkplek en de voordelen die gepaard gaan met het thuiswerken in het algemeen. Wij zijn van mening dat het kantoor een transformatie zal moeten doorgaan van vaste werkplek tot ontmoetingsplek, om het creatieve proces te waarborgen en te stimuleren met goede werkplekken. In dat geval is het bijna ondenkbaar dat kantoren volledig zullen sluiten. Het creatieve proces laat zich niet sturen en vindt doorgaans plaats tijdens de spontane ontmoeting, gedurende een ‘normale’ werkdag. Dat betekent dat de nieuwe werkomgeving altijd nog (deels) uit werkplekken zal moeten blijven bestaan. 

De verhouding tussen ruimtes voor overleg en het creatieve proces en individuele werkplekken zal echter anders zijn dan voorheen, waardoor verschillende gebruikers van ons reserveringssysteem verwachten op termijn kantoorruimte te zullen afstoten. Deels omdat er door de digitalisering van processen minder medewerkers nodig zijn, maar ook deels om ze verwachten dat medewerkers meer thuis zullen werken.

Ontwikkelingen in de markt, veranderen in plaats van aanpassen

Bij CBRE, wereldwijd het grootste vastgoedadviesbureau, zijn ze van mening dat kantoren blijvend anders ingericht en gebruikt zullen worden. Ook post-corona. Onder andere flexibel werken wordt steeds normaler, gebouwen worden slimmer gemaakt en er komt veel meer focus op gezondheid en hygiëne. Naar onze mening houdt dit in dat het faciliteren van anderhalve meter afstand binnen kantoor en het uitvoeren van vaste coronaprotocollen onvoldoende zal zijn. 

Wat echt niet meer kan is zoveel mogelijk mensen in het kantoor proppen, hierdoor moeten we herdefiniëren wat maximale bezetting binnen een kantoor betekent. Het ‘handdoekje leggen’ in de vroege ochtend om zeker te zijn van een werkplek voor de rest van de dag, of het inklokken om stipt 9 en uitklokken om half 6. Dat soort praktijken zullen post-corona niet meer getolereerd worden, door zowel de werknemers niet alsook door werkgevers. De nadruk zal liggen op werkgeluk, vrijheid en de output die werknemers in hun eigen gekozen tijd leveren. 

Het hybride werken heeft ook invloed op de aansturing van medewerkers en de rol van het management binnen een onderneming. De manier van werken en leidinggeven verandert aanzienlijk. Een klassieke manager, gericht op proces en productiviteit zal nieuwe skills moeten aanleren. Betrokkenheid en vertrouwen scheppen op afstand is een nieuwe vaardigheid die steeds belangrijk zal worden. De verwachting is dan ook dat de managementfuncties er in de toekomst anders uit zullen zien.

Afspraken maken

Een ander knelpunt is de bezetting van kantoren, zegt Elly Ploumen, hr-directeur van verzekeraar Achmea, in gesprek met twee journalisten van NRC: „Je wilt voorkomen dat straks iedereen op dinsdag, woensdag en donderdag naar kantoor komt, en dat we alsnog met z’n allen in de spits gaan rijden.” Om deze situatie te voorkomen wordt het noodzakelijker dan tevoren om duidelijke afspraken te maken met collega’s omtrent de aanwezigheid op kantoor. 

Een reserveringssysteem kan een rol spelen bij dergelijke afspraken die je als bedrijf maakt. Hoeveel dagen mag iemand op kantoor komen en hoe ver van te voren mag iemand reserveren. Wanneer zijn collega’s van een bepaalde afdeling op kantoor als je ze nodig hebt? Wie heeft er een vaste plek en welke plekken zijn flexplekken en wie heeft er daadwerkelijk gebruikt gemaakt van een reserveren. Ook praktische vragen als: is er genoeg parkeerplek, wie luncht er mee, of is er een vergaderzaal beschikbaar zijn inzichtelijk te maken met een reserveringssysteem.

Over ons

Okku biedt een online reserveringssysteem waarmee u eenvoudig de toegang tot werkplekken op kantoor organiseert. Medewerkers en bezoekers kunnen snel een beschikbare balie, werkplek of vergaderruimte vinden en reserveren. Als organisatie definieert u uw reserveringsbeleid en vertelt u ons wat u nodig heeft. Op basis van deze informatie stellen we ons reserveringssysteem in en sluiten dit aan. Het is eenvoudig om afspraken met betrekking tot aanwezigheid vast te leggen en via ons systeem door te voeren. 

Daarnaast is het tevens mogelijk om gebruik te maken van sensoren van Okku. Deze sensoren kunnen inzicht geven in het gebruik en het binnenklimaat van uw gebouw. Ze werken naadloos samen met het reserveringssysteem, werken op hun eigen netwerk en hebben een eigen stroomvoorziening. Dit maakt de installatie eenvoudig en de oplossing kan onafhankelijk van uw bestaande IT worden geïnstalleerd. Rapportages geven inzicht in de efficiëntie, duurzaamheid en gezondheid van uw gebouw. Zo maakt u van uw gebouw een slim gebouw.  De beste oplossing voor een veilige en efficiënte werkomgeving binnen kantoor in het post-corona tijdperk.