Medewerkersupportpagina voor het reserveren van werkplekken
Quickstart guides
Klik hier voor een algemene guide over het gebruik van SharedDesk.
Klik hier om erachter te komen hoe je je vaste bureau moet vrijgeven als medewerker.
Klik hier om erachter te komen hoe je een vast bureau moet vrijgeven als secretariaat.
Click here for a general guide on how to use SharedDesk.
Click here to find out how to make your fixed desk available for booking as an employee.
Click here to find out how to make a fixed desk available for booking as a secretary.
FAQ
Gebruik van het systeem
Ik krijg de melding "account bestaat al".
Het kan zijn dat er alvast een account is aangemaakt om je toe kunnen voegen aan de juiste faculteit of locatie. Door te klikken op “toevoegen aan bestaande account” koppel je het account dat we voor je hebben aangemaakt aan het account van ULCN.
Lukt dit niet, neem dan contact op met shareddesk@ufb.leidenuniv.nl en we helpen je graag verder.
Ik krijg de melding “Access Denied”.
Als je de link van het reserveringssysteem opslaat als snelkoppeling/bookmark, zorg dan dat dit universiteitleiden.nl/shareddesk is en niet een URL van het ULCN inlogscherm.
De URL waarop daadwerkelijk ingelogd moet worden verloopt, het is dus belangrijk dat je inlogt via universiteitleiden.nl/shareddesk.
Log je in op een verlopen URL, zult u een melding Access Denied krijgen.
Ik krijg de melding "Internal server error".
Neem contact op met shareddesk@ufb.leidenuniv.nl en we helpen je graag verder.
Waar kan ik inloggen op het systeem?
Ga naar universiteitleiden.nl/shareddesk en druk op de login knop. Je kunt inloggen met jouw persoonlijke ULCN-account.
Hoe kom ik aan een account?
Je kunt inloggen met jouw persoonlijke ULCN-account. Informeer bij je leidinggevende indien je nog geen account hebt.
Hoe kan ik de beschikbaarheid van werkplekken op een ander moment bekijken?
Standaard krijg je de vrije plekken op het huidige tijdstip te zien. Wil je weten of er een andere dag nog plek is, klik dan op het kalendericoon en verander de datum en tijd. Het is voor medewerkers mogelijk om slechts een beperkte tijd vooruit te reserveren, hierdoor kan het zijn dat de kalender slechts beperkt zichtbaar is.
Ik zie geen bureaus of kamers die ik kan boeken.
Mogelijk zijn er nog geen rechten aan jouw account gekoppeld. Neem contact op met shareddesk@ufb.leidenuniv.nl.
Hoe reserveer ik een bureau?
Klik hier voor de Quickstart Guide voor het reserveren van een werkplek.
Waar vind ik mijn reserveringen?
Op de mobiele weergave vind je “mijn reserveringen” door te klikken op de drie streepjes. Op de desktopweergave staat “mijn reserveringen” in het hoofdmenu boven aan de pagina.
Hoe vind ik een collega?
Indien deze optie actief is voor jouw gebouw of afdeling, dan kun je dit terugvinden via de optie “vind collega” in het hoofdmenu bovenaan de pagina.
Ik zie maar een klein aantal werkplekken.
Je krijgt alleen de plaatsen te zien die horen bij jouw afdeling. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met je leidinggevende of shareddesk@ufb.leidenuniv.nl.
Ik zie geen data verschijnen of het systeem werkt onverwacht.
Als veiligheidsmaatregel word je uitgelogd na een bepaalde periode. Als het verversen van de pagina niet werkt, probeer dan opnieuw in te loggen. Lukt het dan nog steeds niet, neem dan contact op met shareddesk@ufb.leidenuniv.nl.
Ik kan geen bureau reserveren voor het weekend of in de avond.
Jouw werkgever bepaalt wanneer je een werkplek kunt reserveren. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met je leidinggevende.
Ik wil een bureau reserveren over een maand, maar dat lukt niet.
Het is voor medewerkers mogelijk om slechts een beperkte tijd vooruit te reserveren, hierdoor kan het zijn dat de kalender slechts beperkt zichtbaar is. Wil je hier meer over weten, neem dan contact op met je leidinggevende.
Ik wil mijn reservering wijzigen.
Het wijzigen van een bestaande reservering is niet mogelijk. De reservering dient geannuleerd en opnieuw geplaatst te worden.
Inchecken en automatisch annuleren
Hoe kan ik inchecken?
Inchecken gebeurt door het aanbieden van de LU-Card of door het scannen van de QR-code.
Ik kan (nog) niet inchecken op mijn plek.
De tijden waarop je kunt inchecken zijn afgestemd met de gebouwbeheerder en kunnen daardoor per gebouw verschillen. Ben je te laat of check je niet in, dan wordt je plek automatisch geannuleerd en vrijgegeven, zodat een andere medewerker deze kan reserveren.
Ik zie dat mijn reservering is geannuleerd.
De tijden waarop je kunt inchecken zijn afgestemd met de gebouwbeheerder en kunnen daardoor per gebouw verschillen. Ben je te laat of check je niet in, dan wordt je plek automatisch geannuleerd en vrijgegeven, zodat een andere medewerker deze kan reserveren.
Ik wil mijn reservering annuleren.
Annuleren kan enkel voor aanvang van de reservering. Indien de reservering al gestart is, kan deze niet meer geannuleerd worden. Wanneer je niet incheckt, wordt de reservering automatisch geannuleerd nadat de incheck-tijd verlopen is.
Kan ik ook uitchecken?
Het is niet mogelijk om uit te checken. De reservering houdt op na de gereserveerde tijd.
Overig
Ik heb een andere vraag.
Neem voor overige vragen contact op met shareddesk@ufb.leidenuniv.nl.
Ik heb een suggestie om het systeem te verbeteren.
Suggesties of opmerkingen zijn welkom op shareddesk@ufb.leidenuniv.nl.
Ik zie dat mijn reservering is geannuleerd.
De tijden waarop je kunt inchecken zijn afgestemd met de gebouwbeheerder en kunnen daardoor per gebouw verschillen. Ben je te laat of check je niet in, dan wordt je plek automatisch geannuleerd en vrijgegeven, zodat een andere medewerker deze kan reserveren.
Ik wil mijn reservering annuleren.
Annuleren kan enkel voor aanvang van de reservering. Indien de reservering al gestart is, kan deze niet meer geannuleerd worden. Wanneer je niet incheckt, wordt de reservering automatisch geannuleerd nadat de incheck-tijd verlopen is.
Kan ik ook uitchecken?
Het is niet mogelijk om uit te checken. De reservering houdt op na de gereserveerde tijd.